仕事ができる人の話し方と絶対ダメな話し方(報連相編)

はじめに

 こんにちは!現役法人営業10年以上のasaです!

 今回は仕事ができる人がどういう話し方をしているのか、報連相を例にとってお話しします。

 報連相とは、

 報告・連絡・相談

 を約した言葉です。

 あなたが必死に上司に話しているその報告や相談を上司はどう受け止めているか考えたことはありますか?

 あなたも仕事のできる人の話し方を身につけて、できるビジネスマンになりましょう。

 この記事の内容は明日からすぐに実行できる内容ばかりですので、何度も読み返して身につけていってください!

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報連相がうまくできるビジネスマンは職場での評価が非常に高いです。逆にうまく話せない人は損をしているかもしれませんよ!

仕事のできる人の話し方

 ポイントは3つです。

 すべてを同時に意識することが重要ですので、ひとつずつ詳しく解説していきます。

仕事のできる人の話し方
1相手の質問にしっかり答える。
2事実を述べる。解釈は少なめ。
3結論を先に伝えて最後に念押しする。

1. 相手の質問にしっかり答える。

 「あの仕事終わった?」

 上司からこう聞かれることはよくあります。

 そんなときに、質問に答えていますか?

仕事が「できない人」の回答(例)
「昼すぎにお客様から連絡があって〇〇の見積をすぐに出さなければならなくなり、今それをやっています」

 上記の回答は、質問に答えてすらいません。

 まず、「あの仕事」が終わったのかどうかを報告しなければなりません。

仕事が「できる人」の回答(例)
「あの仕事は終わっていません。現在進捗率は50%ほどです。△△のデータがXX部から回答があれば、そのデータをまとめて完了します。あと2時間ほど必要です。」

 仕事ができる人は、まずしっかり、質問に答えます。

 この場合、仕事が終わったのか、終わってないのかをまず回答しなければならないのです。

 また、仕事が終わるまでの時間を、数値を使った具体的な情報をもとに伝えます。

2. 事実を述べる。解釈は少なめ。

 仕事ができない人は自分の意見を言いすぎる傾向があります。

 例えば上司から、

 「この案件は成功(受注)するか?」

 と聞かれたとします。

仕事が「できない人」の回答(例)
「そうですね。恐らくいけると思います。キーマンとは仲がいいですし、この提案は私が心込めて作り上げたモノです。この提案がお客様に受け入れてもらえると信じています。それに、この案件が成功すればきっと信用が増して、次の案件も簡単に進められます。」

 熱意は伝わりますが、逆に熱意しか伝わらないのです。

 仕事には熱意はもちろん必要です。

 しかし、報告において、あなたの考えはできるだけ少なくしたほうが、より信用度が増すのです。

仕事が「できる人」の回答(例)
「80%ほどの確率でいけると思います。なぜなら、キーマンの一番気にするポイントは投資対効果だからです。この案件が成功するとコストが15%カットできるだけでなく、業務効率が20%ほどアップします。他社の提案は我が社と比べて、業務効率がマイナス5%程度ですので、あとは先方の役員会で承認されれば受注できるはずです。」

 事実を述べるために、熱意や思い・感覚(定性的)な内容よりも、数値(定量的)を利用することは非常に効果的です。

 何かを比較する場合も、この定量的な情報を盛り込み、感情や考察は少なくすることを意識してください。

3. 結論を先に伝えて最後に念押しする。

 ここまでできているなら、あとは仕上げです。

 誰かと会話するとき、自分が話したことがしっかり伝わっているかどうか最後に確認をしてください。

 もちろん、相手にわかりやすく、一回の方向で伝わることがベストです。

 しかし、相手が間違った解釈をしてします場合があります。

 これは・やる・やらないの違いです。

 ポイントは、

  • 結論を先に言う。
  • 最後にもう一度結論を言う。

 です

仕事が「できる人」の回答(例)
「結論から申し上げて、〇〇です。なぜなら・・・・・。そのため・・・。以上の通り、結論は〇〇です。」

 重複に聞こえるかもしれませんが、人間は意外と集中して話を聞いていません。

 また、初めの方の話を忘れます。

 さらには、聞き逃すこともよくあります。

 そのため、最後に改めて結論を伝えることで、自分の意見を締めくくることで格段に相手の理解度が上がります。

文章で報連相するときは結論を2回書く必要はないですよ!文頭にすぐにわかるように、しっかりと書いてあればいいです。

おすすめの本(話し方)

 話し方、伝え方を学ぶことで、圧倒的に仕事が効率的になります。

 それだけでなく、あなたの提案が通りやすくなるのです。

 こういったスキルを身につけたい方は「必ず読んでおくべき」本をご紹介します。

 Kindle版、マンガ版も出ていますので、本を読むことに慣れていない方でも簡単に読み進めることができますよ。

 ▪️伝え方が9割 佐々木 圭一 (著)

 ▪️まんがでわかる 伝え方が9割 佐々木 圭一 (著)

まとめ

 社会人にとって報連相は絶対に欠かせない業務の1つです。

 フリーランスや個人事業主だとしても、誰かと会話するときにこのスキルがない人には正直仕事は回ってこないでしょう。

 逆に言えば、話し方一つで仕事ができるように見えるのです。

 こんな便利なスキルを使わない手はありません。

 もし気になることや、相談事がありましたら、下記の問い合わせフォームかTwitterのDMでご連絡ください。

 最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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よろしくお願いいたします。



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