仕事を早く終わらせる秘訣。ポイントは5つだけ!

はじめに

 こんにちは!現役法人営業10年以上のasaです!

 今回は、仕事を早く終わらせる方法をご紹介します。

▪️よくある悩み
 ・仕事が終わらず毎日残業になってしまう。
 ・毎日頑張っても仕事が終わった気がしない。
 ・何から手をつけていいかわからない。

 こんな悩みがある方は多いのではないでしょうか?

 確かに、仕事は毎日押し寄せてきます。

 その重圧に押しつぶされそうな時もあるでしょう。

 そんなときでも継続的にパフォーマンスを発揮し、できるビジネスマンになるにはおさえなければならないポイントが4つあります。

 この記事を読んだ後、明日は必ず早く仕事が終わります。

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別に残業しても良い!もっと仕事したい!という方も効率的に多くの仕事をこなすことができますよ。

仕事を早く終わらせるための5つのポイント

 それでは早速ポイントを解説していきます。

 いつものように、一覧で記載した後に、それぞれ詳細を解説していきます。

1ゴールを決める初級
2仕事を分解してタスクの区切りを設定する中級
3優先度を決める中級
4全ての仕事で100点を取ろうとしない上級
5毎日5つだけ絶対にやるべきことを書き出す番外編

1. ゴールを決める

 ゴールを決めずに仕事に取り掛かる人は本当に多いです。

 ただ、これだけは絶対にやってください。

 ゴールを決める上で、気にしなければならないポイントは以下となります。

  • アウトプット(完成品)イメージのドラフトを納品先(上司)とレビューする
  • 必ず最初にゴールを決める
  • ゴールにたどり着くまで無駄なことは一切しない

 いろいろな参考資料を作ったり、時には勉強してまったり、全く別のことをしてしまう人もいます。

 しかし、ゴールを決めたら、まずはゴールに向かって進めることだけに集中してください。

 参考資料を集めたり、資料をきれいにするのはその後です。

 「結論にたどり着いていない」
 「回答が書いていない」

 こんな資料は、どんなに周辺データが揃っていようが「無価値」です。

 まずは結論にたどり着くことに全力を尽くしましょう。

2. 仕事を分解してタスクの区切りを設定する

 複数のタスクや仕事を同時に実施しなければならない場面はどうしてもあります。

 ただ、仕事はどんなものも小さなタスクに分解されます。

 タスクに分解することで、一定の区切りのつくポイントでその仕事から別の仕事に移っても、戻ってきた時にすぐ続きから始めることができます。

 例えば、「見積を作る」といった仕事をする場合、ざっくりでも以下のように分類できます

  1. 何の見積もりが必要なのか確認する。(要件を決める)
  2. 見積項目を洗い出す
  3. 各見積項目の金額を確認するための方法を調べて決める
  4. 金額が集まったら、一覧にする
  5. 利益率を確認する
  6. 上司に決裁をとる
  7. 提出する

 仕事をタスクとして分類すると、どのポイントで「時間がかかるか」、「他の人にやってもらわなければいけないか」、「少し後でも良いか」を判断できます。

 できる限りタスクの区切りまでは他のことに目もくれず、そのタスクに集中するようにしてください。

 複数の仕事を並行している場合、このタスクの分類ができているか次第で、忘れてしまったり、思い出すなんていう行為がなくなります。

3. 優先度を決める

 タスクに分解できたら、複数の仕事を同時並行で進めることは可能です。

 ここで重要なのが優先度を決めるということです。

 それぞれのタスクで優先的に処理を行わなければならないことを決めていきます。

 業務内容によって、優先度は変わってきますが、ポイントは「人に頼まなければならないことは早めにやることです」

 自分が原因で仕事が進まない状況を作らないようにしなければなりません。

 また、人にお願いした仕事は、どうしても自分でコントロールするよりも時間がかかる場合があります。

 お願いした資料が納期までに届かないことなんていくらでもあるでしょう。

 情報を早く集めることで、自分の仕事は好きなタイミングで行うようコントロールができます。

4. 全ての仕事で100点を取ろうとしない

 「仕事は相手の想像を超えるレベルでやれ」
 「100点では足りない。120点を目指せ」

 こんな自己啓発本を読んだことがある方は多いのではないでしょうか?

 確かに、相手の想像を超える成果を出せることは素晴らしいことです。

 しかし、この言葉をそのまま鵜呑み(うのみ)にするとリスクがあります。

 仕事は納期が最優先です。

 資料が多少言葉足らずでも、キレイなパワポになっていなくても、最低限回答が揃っていれば良い場面は多々あります。

 これも最初に記載したポイントの「ゴール設定」を間違えると起きてしまいがちな間違いです。

 例えば、会議で一度しか使わない資料のパワポをキレイに作り上げることにどこまで意味があるでしょうか?

 結果がわかれば良い仕事の装飾(カザリ付け)に時間を使いすぎることは今すぐやめてください。

5. 毎日5つだけ絶対にやるべきことを書き出す

 タスク管理の方法のひとつですが、その日1日にやらなければならないタスクの優先順位を朝一番で決めることです。

 方法は以下の通り。

  • 今日絶対にやらなければならないタスクを5つ書き出す
  • 5つない場合は優先度が高いタスクを足す
  • 書き出した5つのタスクに優先順位をつける
  • それが終わるまでは他のことはやらない

 たったこれだけです。

 この5つのタスクが終わったとき、あなたは一番優先順位の高いタスクを終えていることとなります。

 それはつまり、残った仕事は明日以降でもいい可能性を意味します。

 毎日、仕事がなかなか片付かないと思っている方は、この方法を取り入れるべきです。

 1日の終わりに、絶対にやらなくてはいけないことが終わっているという「達成感」があります。

 継続的にモチベーションを維持するためには、ある一定の達成が不可欠です。

まとめ

 正直、仕事にはなかなか終わりはありません。

 ただそれは「仕事」を大きく捉えすぎているためです。

 タスクに分解し、優先順位をつけるだけで仕事が終わった実感を持てます。

 ひとつひとつの積み重ねが、どれだけ大きな成果をもたらすかあなたは既に知っているはずです。

 小さな達成感の積み重ねが日々の仕事を楽しいものに必ず変えてくれるはずです。

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 最後まで読んでいただき、ありがとうございました。

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