2020年:会議の効率的な進め方ポイント12 リモートワークでも一緒

はじめに

 こんにちは!
 法人営業経験10年以上で現役法人営業のasaです。

 今回は効率的な会議の進め方ポイント12と会議を時間短縮するポイント3つをご紹介します。

 これだけやっておけば大抵の場合は大丈夫ですので、みなさま効率的な会議進行に向けて是非参考にしてください!

効率的な会議の進め方ポイント

1事前参加者選定。(必ずしも役職を合わせる必要なし)
2事前アジェンダ、当日の目的と進め方を参加者へ共有 
3事前会議当日に使用予定の資料を参加者へ送付
4事前使用する機材やシステムの準備と使用方法確認
5当日定刻に始める。遅刻者を待たない。
6当日会議冒頭でアジェンダと進め方を再確認。
7当日会議目的の宣言。
8当日参加者の知識レベルのさを確認。差があれば補足説明。
9当日参加者の発言は肯定しつつ、自分の考えに対する意見を求める。
10当日時間はガチガチに決めない。但し、終了時刻は意識する。
11当日宿題事項、決定事項、次回日程の確認
12事後議事録の送付(速報版と詳細版を分けるとベスト)

 私も社会人なりたての頃はこの会議調整と進行に非常に苦労しました。

 上記に挙げたことは「できる社会人の常識」です。

 逆にできない場合、ダメ社員のレッテルを貼られます。もしできていないポイントがあったら、今からでも遅くありません。次回から行動を変えればいいだけです。

1.事前:参加者選定。(必ずしも役職を合わせる必要なし)

 参加者の選定は非常に重要です。コツとしては、人数を多くしすぎないこと。

 参加人数が多いと、取りまとめるのに更にスキルが必要です。

 もっと最悪なのは、大して関係もないのに参加する人を出してしまうこと。そんな人に出てもらって議論が発散するくらいだったら、初めから呼ばなければいいのです。

 社内での会議や業務を積み重ねていくと、これは誰に相談すればいい。などの感覚をつかめてくると思います。

 初めは中々実感できないと思いますが、人数をできるだけ絞ることを頭に入れておいてください。

 尚、必ずしも役職を合わせる必要はありません。実務を回すのは担当者のあなたです。マネージャには事前事後の報連相をしっかりすればいいのです。

2.事前:アジェンダ、当日の進め方を参加者へ共有

 これを実施しているかどうかで当日の効率が断然変わります

 一般的に会議の大まかな目的は以下です。

  • 〇〇のディスカッション
  • 〇〇の情報/状況共有
  • 〇〇の判断、決定

 上記の〇〇のところに具体的案件を入れて考えてみてください。

 目的は絞られているべきですが、アジェンダの中に上記が複数あってもOKですよ!

3.事前:当日使用予定の資料を参加者へ送付

 これも前項と同様、当日の会議を効率的に進める上で非常に重要です。

 可能であれば、資料中のどこが「ディスカッション・共有・判断」のポイントなのか、注釈を入れておくといいです。

4.事前:当日使用する機材・システムの準備と使用方法確認

 会議当日にプロジェクタが映らない。

 TeamsやZoomなどのリモート会議に接続できない。

 何てことは内容に接続確認などは事前に終えておきましょう。

 新しい会議システムを導入後は特に注意が必要です。

5.当日:定刻に始める。遅刻者を待たない。

 基本的に遅刻者を待つ必要はありません。

 重要人物が初めから参加できなかったとしても、後から意見紹介できますので、既に参加している人の意見を聞く時間に使えばいいです。

6.当日:会議冒頭でアジェンダと進め方を再確認。

 参加者からは基本的に事前にアジェンダに関して問題があればコメントをもらっているはずですが、必要に応じて時間配分などをこのタイミングで調整します。

7.当日:目的の宣言

 改めて当日の目的を宣言してください。

 参加者全員が同じゴールを見据えて進められることで圧倒的に効率化します。

8.当日:参加者の知識レベルのさを確認。差があれば補足説明

 事前資料を見てもらっているはずなので、既にある程度事前に内容を把握しているはずですが、中には忙しくて資料の確認などができていない人がいる場合があります。

 その場合、そのまま進めてしまうと話についていけなくなったり、的外れな質問をされる可能性があります。

  • 時間に余裕がある場合、当日の資料の説明を簡単にする。
  • 全員資料を読み込んでいるようであれば、資料の説明は飛ばす。

9.当日:参加者の発言は肯定しつつ、自分の考えに対する意見を求める。

 これはファシリテーションのスキルの一つですが、完全な反対意見だとしても真っ向から否定しないのがポイントです。

「あなたの意見は〇〇だと理解しました。」
「私はこう考えますが、いかがでしょうか?」
こんな言い方でも全然受け止め方が変わりますよね!

10.当日:時間はガチガチに決めない。但し、終了時刻は意識する。

 基本的には終了時刻を意識しつつ、予定時間内であれば柔軟に項目ごとに使う時間は増減させましょう。

  • 早く終われば次の議題。無駄に議論を繰り返さない。
  • 優先順位の高い議題に時間を使う。
  • 後でメールすれば済む「ついでに聞こう」と思っていたことは最悪後回しにする。

11.当日:宿題事項、決定事項、次回日程の確認

 会議終了時に宿題事項、決定事項をおさらいして、必要に応じて次回日程を決定してください。

 宿題事項がある場合は、部署名または名指しで誰の宿題か明確化してください。

12.事後:議事録の送付(速報版と詳細版を分けるとベスト)

 会議の重要度で濃淡ありますが、作っておいて損はないです。

 会議参加者、関係者へ送付します。

 会議の議事録は重要であればあるほど、速報版と詳細版の2回にわけて送ると効果的です。

速報版は会議終わり次第すぐに送るメモ程度、詳細はいわゆる議事録というイメージです。
議事録フォーマットは後述します!

議事録のフォーマット

 以下が含まれていれば十分です。

  • 日程
  • 場所
  • 参加者(参加方法:現地なのかリモートなのか)
  • 議題
  • 結果:決定事項、宿題事項(誰がやるかも明記)、次回日程
  • 詳細内容、決定経緯(速報版では不要)
  • 備考、その他参考となる雑談など

会議を時間短縮させるポイント

 会議が無駄に長くなってしまっても、何も決まらない。

 なんてことありますよね。。
 私も昔は本当にそういうことが多かったです。

 そんな方は以下を更に実施してみてください。

  • 選択肢が複数になったら検討リーダーを決めて会議を終了する。
  • その場でつぶせる選択肢があるか、検討を継続する意味があるか議論する。
  • その場で決定できないイレギュラーな調整が必要であれば、次回上司を連れてくることを約束してもらい、さっさと終了する。

まとめ

 いかがでしたでしょうか?

 若手の頃は特にこの会議の進行や調整に手間取ってしまうものです。

 誰でもぶち当たる壁です!少しずつ上達するので自分を信じて継続してください。

 最後まで読んでいただき、ありがとうございました。



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